O Sistema de Solicitações Interno da FURG atingiu o número de 100 mil solicitações em 2023. O sistema hoje é utilizado por 35 unidades da universidade habilitadas para atendimento de suas diversas demandas.  Ele começou a ser utilizado em 13 de outubro de 2014 com o Centro de Gestão de Tecnologia de Informação (CGTI).

Segundo o diretor do Centro de Gestão de Tecnologia da Informação (CGTI), Diogo Paludo de Oliveira, o Sistema de Solicitações foi criado primeiramente para tentar padronizar a forma de como os pedidos de serviço chegavam até a CGTI. “Eram muitas solicitações por telefone ou por e-mail que, por vários fatores, dificultavam o controle e acabavam gerando problemas administrativos. Então foi necessário criar uma solução que fosse concentradora dessas demandas. A gestão e os desenvolvedores no período viram, entretanto, que esse problema não era só da nossa unidade e para isso foi criada uma estrutura para que outras unidades da universidade também utilizassem o Sistema de Solicitações”, explica.
Diogo de Oliveira destaca que com o tempo, já no ano seguinte, em 2015, a segunda unidade da FURG a aderir ao sistema foi a Secretaria de Educação a Distância (Sead) e, a partir de então, outras unidades fizeram a sua adesão, como as diversas coordenações de cursos e a Pró-Reitoria de Infraestrutura (Proinfra), que passou a atender parte de suas demandas no sistema.
“Temos atualmente a adesão de 35 unidades e nossa ideia é divulgar o sistema ao restante das unidades da universidade que hoje ainda não o utilizam, seja por desconhecimento ou por não perceberem que para a adesão basta solicitar ao CGTI, utilizando o próprio sistema. Não há nenhuma obrigatoriedade de utilização, mas o CGTI incentiva seu uso como forma de melhor organizar as demandas dos diversos setores, melhorar a comunicação entre solicitante e prestador de serviço e obter indicadores importantes para a gestão”, afirma Diogo de Oliveira.
Conforme explica o diretor do CGTI, o Sistema de Solicitações permite a criação de equipes personalizadas e também dos tipos de solicitações que determinado setor deseja atender, sendo que a gerência do sistema é feita pela própria unidade, criando, por exemplo, os formulários e as informações que devem ser respondidas em cada tipo de solicitação, além de determinar quais as equipes de sua unidade atendem os tipos de solicitação.
Citando o exemplo da Secretaria de Comunicação de FURG (Secom), o sistema dessa unidade concentra as solicitações de divulgação de notícias, editais, avisos e pedidos de produção audiovisual advindos de outras unidades, podendo as demandas serem acompanhadas desde do seu envio, passando pela produção até a sua publicação ou execução.
“No momento em que o CGTI habilita uma unidade a usar o sistema, a unidade controla seus formulários e tipos de solicitações, ou seja, o sistema é personalizável pelas unidades. Cada uma define conforme seus afazeres. Para solicitar sua adesão, basta que uma unidade faça o pedido pelo próprio sistema de solicitação ao CGTI”, destaca o diretor do CGTI.

O top 10 das solicitações

Proiti/CGTI - 25.887
Faculdade de Direito (Fadir) – 16.780
Sead - 11.959
Proinfra 11.249
Proexc/Edgraf/CoordGrafica 8.137
Prograd/Digea/CRA 7006
Coordenação do PPG de Educação em Ciências: Química da Vida e Saúde - 3.358
Secom - 3.146
Coordenação do PPG em Educação Ambiental - 1.786
Campus São Lourenço do Sul - 1.561

Evolução do número de solicitações ao longo dos anos

2014 - 343
2015 - 3.023
2016 - 6.308
2017 - 10.165
2018 - 10.500
2019 - 13.618
2020 - 10.398
2021 - 14.086
2022 - 22.386*
2023 - 9.230

*Em 2022, durante a pandemia de Covid-19, houve o pico de registro de solicitações, sendo o Sistema uma ferramenta importante para ajudar a universidade a atravessar aquele momento desafiador. Tudo indica que um número semelhante persistirá em 2023.