A FURG publicou no dia 22 de maio, no Diário Oficial da União, o edital de ciência de eliminação de documentos da instituição. O documento define e formaliza, após a autorização do Arquivo Nacional, a eliminação de 282.69 metros lineares de documentos de unidades administrativas e acadêmicas da FURG, com datas limites entre os anos de 1966 e 2017. A data corresponde ao período de produção de documentos das unidades, no qual foi possível realizar o trabalho de seleção, análise e avaliação.
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Greta Dotto Simões, arquivista da FURG e presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), explica que o edital atende as resoluções nº 05/1996 e nº 40/2014, do Conselho Nacional (Conarq), que pode ser acessada pelo link.
Sobre a importância desse procedimento, ela explica que “todo o processo é resultado da avaliação documental realizada pela equipe da Coordenação de Arquivo Geral e pela CPAD. A avaliação documental visa contribuir para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, agilidade na recuperação dos documentos e informações, bem como para a preservação do patrimônio documental. Além disso, garante que toda a eliminação de documentos, seja realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, obedecendo a legislação federal”, afirma a presidente da CPAD.
"Sem dúvidas é um esforço conjunto de toda a equipe de arquivistas, bolsistas do curso de Arquivologia e técnicos do Arquivo Nacional em classificar, avaliar, revisar e aprovar mais de 640 metros lineares de documentos desde 2016", explica a coordenadora do Arquivo Geral Andrea Gonçalves dos Santos.
CPAD
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da FURG foi criada através da Portaria Nº 2.715/2009 da Pró-reitoria de Planejamento e Administração (Propald), e tem como finalidade orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e/ou recebida no âmbito da FURG, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor secundário, assim como o encaminhamento das propostas resultantes do processo de avaliação documental na instituição para o Conselho Nacional de Arquivos.
A CPAD foi criada em conformidade com o Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que em seu Art. 18 determina que todos os órgãos e entidades da administração pública federal devem constituir suas respectivas comissões permanentes de avaliação de documentos. A Instrução Normativa 003/2018, da Proplad, dispõe sobre a finalidade, as atribuições, composição e nomeação da CPAD/FURG e pode ser acessada pelo link.
