A FURG concluiu o processo de eliminação de documentos arquivísticos de unidades administrativas e acadêmicas da Instituição, abrangendo documentos produzidos entre 1954 e 2022. O procedimento resultou na eliminação de 187,91 metros lineares de documentos físicos e 2,352 gigabytes (GBs) de documentos digitais, conforme os instrumentos técnicos e os procedimentos estabelecidos pela legislação arquivística.
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O Termo de Eliminação de Documentos comprova a efetiva eliminação obedecendo todos os critérios legais e normas que regem a eliminação de documentos públicos foi encaminhado ao Arquivo Nacional, conforme estabelecido pela Resolução CONARQ nº 40/2014, alterada pela Resolução CONARQ nº 44/2020.
O processo envolveu 38 Listagens de Eliminação de Documentos (LEDs) de atividades-meio e fim, produzidas por diferentes unidades administrativas e acadêmicas da FURG, incluindo o Gabinete da Reitoria, pró-reitorias, escolas, institutos e faculdades.
Eliminação de documentos públicos exige critérios e respaldo legal
Na administração pública, a eliminação de documentos arquivísticos obedece à legislação federal vigente a qual estipula que cada prazo de guarda deve ser verificado, observando o estabelecido pelas Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio/suporte do Poder Executivo federal e às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFEs) assim como a aprovação de contas do Tribunal de Contas da União (TCU) de cada exercício.
Nesse sentido, a atuação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da FURG (CPAD) e da Coordenação de Arquivo Geral (CAG) como responsável pela gestão documental é fundamental para assegurar a qualidade técnica e normativa que o processo exige. O procedimento também contribui para garantir a preservação dos documentos que possuem valor permanente, histórico, probatório ou informativo, ao mesmo tempo em que permite a eliminação daqueles cuja guarda já não é necessária.
O processo de eliminação relacionado ao Edital nº 2/2024 também foi acompanhado pelo Arquivo Nacional. Por meio da Solicitação de Orientação Técnica (SOT) nº 1694, aberta em 10 de janeiro de 2025, a Coordenação-Geral de Gestão de Documentos (Coged) analisou o edital e identificou inconsistências nas informações apresentadas. Em decorrência disso, a FURG foi orientada a suspender o processo de eliminação até a análise das Listagens de Eliminação de Documentos encaminhadas pela CPAD.
Após os esclarecimentos prestados pela Universidade e a realização de reunião com o Arquivo Nacional em agosto deste ano, foram definidos os encaminhamentos necessários para a adequada instrução do processo no SEI-FURG e para a continuidade do procedimento.
Procedimento seguro e responsável
A etapa final de eliminação ocorreu no dia 12 de agosto, na empresa Reciclapel Ltda., em Pelotas, acompanhado de um servidor designado para a tarefa. A fragmentação dos documentos foi realizada de acordo com as Instruções Normativas Proplad/FURG nº 3, de 8 de dezembro de 2021, que estabelece procedimentos para a eliminação de rascunhos de documentos arquivísticos; e nº 7, de 23 de janeiro de 2024, que dispõe sobre a eliminação de documentos arquivísticos intermediários no âmbito da FURG, além da observância da Política de Segurança da Informação da Universidade.
A conclusão desse processo reforça o compromisso da FURG com a gestão responsável do patrimônio documental público, a transparência dos procedimentos administrativos e o cumprimento da legislação arquivística. Os procedimentos de classificação e avaliação de documentos de arquivo representam uma ação de gestão, preservação e responsabilidade institucional. Além de contribuir na racionalização dos espaços de armazenamento e qualificar a gestão de documentos, garantem que os documentos públicos sejam mantidos pelo período necessário e eliminados somente quando houver autorização e respaldo nos instrumentos e normas aplicáveis, garantindo a preservação da memória institucional.
