A Universidade Federal do Rio Grande FURG coloca em funcionamento no dia 1º de maio o Sistema de Emissão de Documentos (Sedoc), desenvolvido pelo Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI). A partir dessa data, todos os tipos de documentos emitidos por unidades da FURG, como atas, ofícios, memorandos e os de-paras (memorando específico para solicitação interna de serviços) deverão ser criados e emitidos pelo Sedoc.

Entre os benefícios do novo sistema, está o armazenamento de documentos da FURG em formato digital, o que centraliza a informação nos servidores do NTI e evita perdas de dados. Com o formato digital, também se espera facilitar o acesso e a busca dos documentos emitidos. Outro benefício é a numeração automática dos documentos, evitando numeração duplicada.

O Sedoc utiliza o conceito de assinatura digital, em que o signatário (responsável) do documento, se loga no sistema e indica que ele é autêntico. A chave de autenticidade (um número de 26 dígitos) aparece impressa no rodapé das folhas do documento. Com isso, a assinatura manual dos documentos com tramitação interna não será mais obrigatória. Já os documentos enviados para entidades externas, como os ofícios, deverão continuar contendo a assinatura manual.

A autenticidade de um documento gerado via Sedoc pode ser verificada através do site da FURG (www.furg.br), opção Pesquisa: Documentos, com a informação do número da chave de autenticidade.

O projeto piloto do sistema já está em funcionamento desde maio do ano passado. Nessa fase experimental, foram gerados mais de 2.600 documentos por mais de 15 unidades acadêmicas e administrativas que aderiram ao projeto piloto. De acordo com Alexandre Schlottgen, analista do sistema, o período de experimentação foi utilizado para aperfeiçoamento do Sedoc, a partir do retorno dos usuários.

O analista explica que, numa primeira etapa, os documentos devem ser gerados no sistema e impressos para encaminhamento convencional, mas num futuro próximo, poderão ser encaminhados via sistema, sem a necessidade de impressão e consumo de papel.

Atendimento

O NTI criará turmas de treinamento na utilização do Sedoc para os servidores de acordo com a demanda. As unidades acadêmicas e administrativas da FURG poderão fazer a solicitação pelo e-mail sedoc@furg.br, informando o login, nome e unidade da pessoa que necessita de treinamento.

O e-mail sedoc@furg.br também pode ser utilizado para esclarecimentos de dúvidas ou notificação de problemas na utilização do Sedoc.