A FURG publicou no último dia 8 de agosto, no Diário Oficial da União, o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos n° 1/2024, que define e formaliza, após a autorização do reitor Danilo Giroldo, com a orientação técnica do Arquivo Nacional, a eliminação de 236,34 metros lineares de documentos de unidades administrativas e acadêmicas da FURG, num período que vai desde 1952 a 2019.
Ao todo são 39 Listagens de Eliminação de Documentos (LEDs) relativos às atividades-meio e atividades-fim das Unidades Administrativas e Acadêmicas. A data corresponde ao período de produção de documentos das unidades, no qual foi possível realizar o trabalho de seleção, análise e avaliação. A arquivista e presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD/FURG) e coordenadora do Arquivo Geral, Andrea Gonçalves dos Santos, explica que o edital atende à Resolução Conarq nº 40/2014, alterada pela Resolução Conarq nº 44/2020.
Aprovação da eliminação de documentos após orientação de suspensão de atividades
Com a publicação do Decreto nº 10.148/2019, se constitui no âmbito do Arquivo Nacional, a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal - Comissão de Coordenação do Siga, que propõe diretrizes e normas relativas à gestão e à preservação de documentos e arquivos, no âmbito da administração pública federal, além de orientar aos órgãos integrantes do Siga quanto às modificações necessárias ao aprimoramento dos mecanismos de gestão de documentos e arquivos.
O Decreto também institui as Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, como órgãos técnicos nos termos da legislação vigente e das normas do Siga com o objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação para garantir a sua destinação final (guarda permanente ou eliminação).
No que se referem às competências da CPAD, se enfatiza o inciso V, que coloca a responsabilidade pela autorização da eliminação dos documentos constantes das LED dos órgãos e entidades do Poder Executivo federal anteriormente atribuída ao Arquivo Nacional, para o titular da Instituição. Nesse sentido, caberá ao Reitor da FURG autorizar a eliminação dos documentos por meio da aprovação das LEDs.
Em fevereiro de 2022, por orientação do Ofício Circular nº 01/2022/GABIN/AN, de 22/02/2022, o Arquivo Nacional suspendeu “qualquer ato relativo à eliminação de documentos públicos no âmbito dos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal até ulterior decisão judicial”. Esta recomendação pautava-se na Ação Civil Pública nº 5006596-71.2022.4.02.5101, em curso na 21ª Vara Federal do Rio de Janeiro/RJ, que questiona possíveis ilegalidades nos dispositivos do Decreto nº 10.148/2019.
Em 8 de março de 2023, o Tribunal Regional da Justiça Federal da 2ª Região, TRF2, publicou decisão de cassar os efeitos suspensivos de vigência obtidos pelo MPF-RJ. Em 29 de setembro de 2023, em reunião com o Arquivo Nacional a CPAD/FURG solicitou esclarecimentos quanto ao Decreto e a Ação Civil Pública. O Arquivo Nacional, previamente alinhado com a Consultoria Jurídica da União, informou que a Ação Civil Pública não está encerrada. Enquanto ela estiver tramitando, o Decreto n° 10.148/2019 está em vigor.
Se bem o Arquivo Nacional não aprova mais as listagens, pois, de acordo com o Decreto em vigor, é competência da FURG realizar a sua aprovação, a Diretoria de Gestão de Documentos e Arquivos do Arquivo Nacional, pensando em tornar o processo mais seguro possível para os órgãos, ele identifica o nível da maturidade desses órgãos que irão eliminar documentos. Nesse sentido, “a FURG atinge esse nível de maturidade, ao possuir uma CPAD implementada, já ter realizado a eliminação de documentos, realizar as atividades de classificação e avaliação, contar com todos os seus procedimentos institucionalizados que, junto à formação dos profissionais à frente dessa atividade, dão rigor e robustez ao processo já tendo classificado e avaliado mais de 1.050 metros lineares de documentos(que equivale a 7.500 caixas) até o dia de hoje”, afirma Andrea Gonçalves dos Santos.
