O Hospital Universitário Dr. Miguel Riet Corrêa Jr., da Universidade Federal do Rio Grande (HU-FURG), vinculado à Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh), realizou, no início de maio, o segundo Workshop de Ideação na Unidade de Almoxarifado e Controle de Estoques (UACE). A atividade teve como objetivo identificar falhas operacionais e propor melhorias nos processos da Unidade, com participação de profissionais de setores estratégicos do Hospital.
A oficina utilizou escuta ativa com a equipe, modelagem dos processos atuais com a ferramenta Bizagi e apresentação de propostas colaborativas para reduzir desperdícios e aperfeiçoar a gestão de insumos hospitalares. O objetivo foi propor melhorias com base no mapeamento de processos realizado pelo Escritório de Processos (EProc), que atua para otimizar rotinas administrativas e assistenciais dos hospitais da Rede Ebserh, fortalecendo o atendimento prestado pelo Sistema Único de Saúde (SUS).
A chefe do Setor de Governança e Estratégia, Aline Ferraz, destacou “a relevância de momentos em que as equipes realizam paradas estratégicas para refletir sobre os fluxos da unidade e, de forma colaborativa, construir propostas que visem aumentar a eficiência dos processos organizacionais”.
Durante o encontro, também foi apresentada uma nova ferramenta de apoio à gestão, desenvolvida pela Unidade de Sistemas da Informação e Inteligência de Dados. O chefe da Unidade, Diego Gressler, demonstrou o painel interativo criado na plataforma Power BI, voltado ao Setor de Abastecimento Farmacêutico e Suprimentos e às unidades correspondentes, como a UACE. O painel integra dados dos sistemas Aplicativo de Gestão para Hospitais Universitários (AGHUx) e POF (voltado ao controle orçamentário e financeiro) e permite o acompanhamento mensal das movimentações de materiais, a gestão de lotes e validades, e a visualização organizada dos processos de compras e empenhos.
“O painel foi desenvolvido para melhorar a eficiência da gestão de materiais e processos que antes dependiam de diversas planilhas, otimizando o tempo de execução e a precisão das informações. Com a centralização dos dados de controle de movimentação de materiais, compras e empenhos em uma única ferramenta, a visão estratégica das aquisições se torna mais clara. Dessa forma é possível identificar com exatidão quais compras são realmente necessárias e quais são as que demandam maior urgência. Além disso, o controle de lotes ajuda a garantir o remanejamento adequado dos materiais, evitando desperdício devido a vencimentos. Essa integração dos dados vai contribuir para uma operação mais fluida e menos suscetível a erros”, explicou Diego.
A nova ferramenta atende a uma demanda inicial da Unidade de Planejamento e Dimensionamento de Estoques (UPDE), reforçada após o mapeamento feito pela engenheira de produção Taynara Bom, do EProc. A proposta é fortalecer a tomada de decisões baseada em dados e garantir maior controle e transparência na cadeia de suprimentos do Hospital.
Segundo o chefe do Setor de Abastecimento Farmacêutico e Suprimentos, Endrigo Egues da Silva, “Essa é uma oportunidade única para analisar e rever todas as tarefas e os processos executados nas duas unidades vinculadas ao Setor, o UACE (Almoxarifado Central) e UPDE”. Ele explicou que “Os workshops permitiram identificar gargalos, duplicidades de tarefas e repensar os fluxos de trabalho que, na rotina, não conseguimos avaliar com profundidade”. Também destacou que “com apoio da equipe de TI, foi possível desenvolver um BI que consolida informações em tempo real e facilita a tomada de decisões com mais segurança e precisão”.
Participação fortalece a proposta
O workshop reuniu representantes da Gerência Administrativa (GAD) e de setores envolvidos na gestão de estoques, incluindo o gerente administrativo, Tomás Dalcin; o chefe da Divisão de Logística e Infraestrutura Hospitalar, Rodrigo Leal; a chefe do Setor de Governança e Estratégia, Aline Ferraz; o chefe da Divisão de Administração e Finanças, Marcelo Haudt; e o chefe do Setor de Tecnologia da Informação e Saúde Digital, Mateus Torres, acompanhado de sua equipe.
“A implantação do painel de BI para gestão de estoques se insere como uma iniciativa importante no processo de transformação digital do HU-FURG. Ele transforma informações dispersas em conhecimento estratégico. Essa consolidação agiliza a análise de dados e oferece uma base sólida para a tomada de decisões”, explicou Mateus. Ele acrescentou ainda que “ao atuar como um importante recurso de inteligência de dados, o painel contribui para o planejamento e a antecipação de demandas, reduzindo desperdícios e otimizando o uso dos recursos públicos”.