A partir do dia 2 de Janeiro de 2023, todos os documentos oficiais da instituição deverão ser registrados em processos digitais, por meio do Sistema Eletrônico de Informações - (SEI) da FURG - permitindo a gerência e tramitação de processos e documentos nas unidades -, e do Protocolo Digital da FURG - para entrada e protocolização de solicitações e documentos por parte da comunidade acadêmica.
O escopo completo das normas e impactos do SEI e do Protocolo Digital na instituição podem ser verificados na Portaria GR/FURG nº 29, de 23 de dezembro de 2022, disponível ao fim desta notícia.
Para o reitor Danilo Giroldo, o momento é histórico para a FURG, e representa a concretização de um desejo antigo da comunidade acadêmica. “A implantação do processo eletrônico e a tramitação exclusivamente digital de documentos era uma demanda antiga da comunidade da FURG e que se concretiza a partir de 2023, tornando-se um marco na história da universidade”, explicou o gestor.
“É um avanço muito importante, previsto no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) 2019-2023, tanto do ponto de vista da sustentabilidade como da eficiência e transparência nos processos administrativos. Foi o trabalho dedicado de um conjunto de servidores, de diversos setores da universidade, que possibilitou a disponibilização dessas ferramentas. A partir do funcionamento do SEI e do protocolo digital, será possível rever muitos fluxos operacionais organizados em função da tramitação física de processos, e que agora podem ser aprimorados e reorganizados para trazer ainda mais eficiência ao trabalho administrativo da FURG”, concluiu Giroldo.
Sobre o Sistema Eletrônico de Informações
O SEI é uma das ferramentas amplamente utilizadas na esfera dos órgãos federais para gerência de processos e documentos, permitindo a centralização dos processos de uma instituição em uma única plataforma, além de promover controle e mapeamento de prazos, classificação e atribuição de responsáveis, e criação e gerência de documentos. O sistema possibilita, também, a comunicação entre instituições, realizada por meio do Barramento PEN - Processo Eletrônico Nacional -, viabilizando o envio de processos instantaneamente para outros órgãos da esfera nacional. Este envio e recebimento para outros órgãos, assim como nos processos físicos, permanece sob responsabilidade da Divisão de Protocolo.
O acesso ao SEI-FURG pode ser realizado por meio do mesmo usuário e senha utilizados no Sistemas FURG, de forma totalmente integrada. As permissões e vínculos podem ser controladas pelas próprias unidades da instituição, verificando aqueles que possuem acesso em perfis de Chefia, Secretaria, Administração ou Acesso em suas unidades. Caso o servidor esteja vinculado em uma unidade no Sistemas FURG, a permissão no SEI é sincronizada automaticamente, assim como informações pessoais, funcionais e das unidades.
As mudanças administrativas que o SEI proporciona são significativas. Esperam-se ganhos em organização, celeridade e transparência no trabalho executado pelas unidades administrativas, unidades acadêmicas, coordenações de curso, comissões e comitês. Destaca-se que a partir de 2023, a FURG não deve mais produzir documentos físicos oficiais, salvo exceções justificadas na normativa. Assim, todos os documentos institucionais deverão ser criados no sistema, vinculados aos seus respectivos processos. Devido a esta mudança, sistemas hoje existentes como o de Documentos (Sedoc) e o de Protocolo (SPP), terão suas funcionalidades de criação e edição removidas, funcionando apenas para consulta histórica.
Funcionalidades semelhantes de criação e edição de documentos são oferecidas no SEI e podem ser replicadas pelas unidades. Já os números de processos, previamente cadastrados no sistema de Protocolo, passarão a ser controlados dentro do sistema. Todos os tipos de processo utilizados anteriormente foram cadastrados na plataforma ou possuem equivalentes.
Processos que estão em andamento ou venham a ter adição de documentos em 2023, deverão ser registrados no SEI sob novo número de protocolo. No primeiro documento no novo ambiente, é necessário registrar a qual processo físico este novo processo está dando continuidade, para consulta de documentos anteriores ao ano de 2023. Esta medida permite economia na força de trabalho e financeira, caso os processos de digitalização de materiais históricos fossem exigidos.
O SEI é a plataforma de gerência do trâmite de processos e documentos nas unidades da FURG. Para protocolizar a abertura de novos processos pessoais, o cidadão, seja ele servidor, aluno ou sem vínculo com a universidade, deve utilizar o Protocolo Digital. Após o pedido e envio dos documentos, é possível acompanhar o trâmite do seu pedido pelo Protocolo Digital. Avaliada e aprovada a solicitação pela Divisão de Protocolo da FURG, o requisitante poderá acompanhar o trâmite do processo buscando por seu número de protocolo na pesquisa pública do SEI ou então solicitar usuário externo na plataforma, caso precise enviar ou receber outros documentos pertinentes no processo.
Destaca-se aqui a distinção entre o usuário interno e o usuário externo. Usuários internos interagem com documentos e trâmites nas unidades da FURG. Usuários externos interagem com processos em caráter pessoal.
Dúvidas e informações sobre o uso, capacitação, permissões e tópicos importantes como a classificação arquivística e de sigilo dos processos e documentos podem ser sanadas no Portal de informações do SEI da FURG e na Portaria Normativa.
Caso algum problema seja identificado na plataforma, nas informações nela cadastradas ou em alguma funcionalidade, é solicitado que uma mensagem seja enviada para comissaosei@furg.br.
Protocolo Digital
A plataforma de Protocolo Digital da FURG substitui o atendimento presencial da Divisão de Protocolo. Documentos que anteriormente precisavam ser levados presencialmente na unidade, para abertura ou adição em processos, devem ser agora cadastrados em seu formato digital diretamente no Protocolo Digital da FURG.
Para acessar e realizar solicitações na plataforma, basta autenticar utilizando CPF e senha, pelo Acesso do Gov.br. O formulário de solicitação instrui o procedimento adequado para anexar os documentos desejados, em interface intuitiva ao usuário. Posterior ao envio o usuário deve monitorar a sua solicitação para saber novidades e andamentos do seu pedido.
Qualquer dúvida no uso, problema na plataforma ou dúvida sobre o acompanhamento das solicitações do Protocolo Digital, pode ser enviada para protocolo@furg.br.